Bens Dúvidas Frequentes
Segurança dos Dados / Acessos
A base de dados utilizada é do tipo SQL e é limitada apenas pela infraestrutura de hardware existente da empresa.
Implantação
Se os dados existentes estiverem cadastrados em um sistema que permita exportar as informações para o formato TXT, XLS ou DBF, poderemos importa-las fácil e rapidamente, caso contrário será necessário que alguém as digite.
Manutenção
Trata-se da atualização do Sistema às mudanças na legislação; implantação de todos os aperfeiçoamentos introduzidos no mesmo; fornecimento de novas versões; atualização da documentação; correção de erros que por ventura tenham passado desapercebidos; apoio ao usuário; cursos de atualização; e a criação de rotinas e outros relatórios que se tornarem necessários - desde que não se desviem do objetivo do Sistema. Os complementos serão feitos sem ônus adicional para empresa contratante, no entanto, serão colocados na programação e executados no momento oportuno, obedecendo um critério de prioridades.
Preferencialmente o cliente terá instalado um software de acesso remoto para facilitar as atualizações e saneamento de dúvidas.
Treinamento
No momento da implantação do sistema é dado um treinamento, que não é limitado a um determinado número de horas, mas, normalmente 3 horas são suficientes. No decorrer da utilização, sempre que houver dúvida o suporte deverá ser acionado, e se a explicação por telefone ou e-mail não forem suficientes, será encaminhado um técnico para que possa ser dado um treinamento complementar.
Implementações no sistema
Dividem-se basicamente em duas: as exigidas pela mudança de legislação e as mudanças solicitadas pelo cliente. As mudanças legais sempre foram atendidas dentro do prazo, na segunda hipótese, será feita uma análise, que caso venha a beneficiar outros clientes, poderá ser feita sem ônus para o requisitante, mas se a mudança tratar de uma particularidade de sua empresa, será feito um estudo e uma proposta será apresentada. Excetuando-se de mudanças legais, qualquer implementação que venha a ser solicitada para o sistema será colocada numa lista de prioridades para ser atendida.
Integração com outros sistemas
Para exportar dados para contabilidade, existe um gerador de arquivo TXT no qual determinamos o lay-out do arquivo formatando campos, além disso, possui um gerador de relatórios onde podemos definir quais campos queremos imprimir, em que formato e em que ordem. Todos os relatórios podem ser gerados em arquivo e utilizados pelo Excel, por exemplo.
Operação do Sistema
· Cadastro de todos os Bens com todas suas características
Permite cadastrar todos os dados constantes na nota fiscal, como também outros exigidos pela legislação vigente, além de dados gerenciais como centro de custos, família / espécie, número de arquivamento, projeto, códigos auxiliares, campos configuráveis entre outros.
· Controle das Aquisições, Baixas e Transferências.
Através do razão auxiliar é possível visualizar de forma sintética, por conta, as aquisições, baixas e transferências. Para visualizar analiticamente, existem relatórios específicos para cada uma destas situações.
· Classificação dos bens por grupo
Existe um cadastro de grupos (famílias / espécies) utilizados para classificar os bens e emitir relatórios separados.
· Enumeração dos bens
Pode ser gerado automaticamente pelo sistema ou informado manualmente.
· Transferências/Baixa por Grupo de Bens
As transferências podem ser feitas por grupos de bens através de um filtro, no caso de imobilizado em andamento é possível efetuar a baixa do grupo e gerar um novo bem na data da baixa.
· Alterações cadastrais
Permite que sejam feitas alterações cadastrais, desde que o mês em questão não esteja fechado; existe um dispositivo que alertará ou impedirá que seja feita qualquer alteração que possa influir em valores já calculados. Possui também um registro de log, onde ficam gravados o nome, data, hora, campo alterado, conteúdo antigo do campo, conteúdo novo do campo, para cada alteração feita no cadastro do bem.
· Cálculos de Depreciação / Amortização por : dia / mês / ano / bem / centro de custo
Os cálculos são feitos mensalmente, sendo possível emitir relatórios de contabilização e razões auxiliares acumulados por período (mês/ano iniciais aos mês/ano finais). A depreciação diária é prevista na legislação apenas em caso de baixa no período de 01/1992 à 08/1994, quando era utilizada a UFIR diária, sendo que a correção era feita pela UFIR do dia da baixa e a depreciação pela média das UFIR do dia 1 à do dia da baixa.
· Contabilização dos eventos (aquisição/baixa/transferência/amortização/depreciação)
Existem relatórios próprios que demonstram essas operações.
· Consulta / Relatório dos bens em ordem alfabética / número patrimonial / Centro de Custo
Todos os relatórios são demonstrados em tela antes, e podem ser filtrados por qualquer um dos campos pertinentes ao cadastro de bens, com uma infinidade de possibilidades de combinação, utilizando critérios com maior, menor, igual e contido em.
· Relatório com os valores originais e residuais e valores de depreciação/amortização
Através do gerador de relatórios é possível criar relatórios complexos em poucos minutos, combinando dados históricos do cadastro de bens com dados dos cálculos atualizados.
· Relatório das movimentações (aquisição/baixa/transferências)
Existem relatórios específicos para cada uma destas operações.
· Relatório de Contabilização - Razão Auxiliar
O relatório de contabilização pode ser emitido por Conta; Conta com subtotal por Centro de Custos; Centro de Custos; Centro de Custos com subtotal por Conta; de forma sintética ou analítica. O razão auxiliar demonstra de forma clara o saldo anterior, aquisições, baixas, transferências desta conta para outra, transferências de outra conta para esta, encargo, valor atualizado e a depreciação acumulada.
· Relatório por Grupo de bens e por Tipo de bem.
Através do recurso Filtro, é possível fazer qualquer tipo de seleção para se emitir os relatórios.
· Relatório para Controle das Aquisições e Consistência dos Valores Digitados.
O relatório de Aquisições por Documento Fiscal permite confrontar os dados digitados com os da nota fiscal, consistindo o valor total da nota e o ICMS.
· Controle de mudanças do Método de Depreciação e Vida Útil
É possível determinar uma taxa de depreciação diferenciada do padrão fixado pela conta, através da tela de depreciação variável que está no cadastro do bem. Esta mudança pode ser feita bem-à-bem ou através de uma tela própria que permite filtrar os bens desejados.
· Reavaliação dos Bens
No cadastro do bem existe o campo Valor de Mercado, que é utilizado para o caso de uma reavaliação, e nestes casos, torna-se necessário o desdobramento do cadastro dos bens pois os bens ganham uma nova vida útil, onde a reserva da reavaliação passa a ser contabilizada em contas próprias tomando-se como base a diferença entre o residual contábil e o novo valor apurado, enquanto que a depreciação normal continua sendo feita nas contas existentes, mas tomando como base o residual contábil da data da reavaliação.
· Multiusuário / multiempresa / multimoeda
O sistema é multiusuário, multiempresa e multimoeda, havendo apenas restrições quanto ao cadastro de bens simultaneamente com a execução de cálculos, que logicamente não podem ser feitos ao mesmo tempo. Com relação às moedas estrangeiras, o sistema permite que seja feito o cadastro das moedas desejadas e depois feito o cadastro do câmbio para elas.
· Controle de depreciação alternativa (Internacional)
Ao cadastrar um conta, informamos qual é a taxa de depreciação prevista pela nossa legislação, mas possui também um campo para que seja cadastrada a taxa de depreciação internacional, que combinada com o cadastro das diversas moedas, demonstrará o valor do patrimônio em moeda estrangeira, a depreciação acumulada e o residual contábil.
· Facilidade de exportação dos dados para excel ou access.
Todos os relatórios podem ser gerados em diversos formatos, incluindo TXT e XLS.
· Simulação de Depreciação
É possível obter a posição do imobilizado em qualquer período desejado, tanto passado quanto futuro, se, por exemplo, desejarmos a posição do imobilizado em 12/1990 para simular a Correção Complementar da Lei 8.200 Dec. 332, bastaria mudar a referência para 12/1990 e calcular. Para simular a posição de 04/2014, por exemplo, o procedimento seria o mesmo.
· Controle de Apólices de Seguros
É possível cadastrar plantas de seguro e vincula-las às apólices e emitir relatórios de bens por plantas de seguro, demonstrando o valor atualizado, a depreciação e o residual, dando base para determinar o valor a ser segurado.
· Bens incorporados / agregados
Possui um controle seguro para bens que são agregados a outros, impedindo a baixa do bem principal sem que os agregados sejam baixados. Além disso, relatórios de cadastro mostram sempre os bens incorporados junto com os principais.
· Controle de Manutenção
Possui uma ficha técnica que permite o acompanhamento de todas as manutenções que são feitas aos bens onde fica registrado o tipo de operação efetuada, custo e data.
· Controle de Bens de Pequeno Valor
O sistema permite que bens que vão para despesa, sejam controlados sem que interfiram no cálculo do encargo ou que se misturem em relatórios com os itens do imobilizado.
· Inventário com Leitor Ótico
Ao fazer o inventário com o leitor ótico e descarregar o arquivo TXT no computador, o sistema fará uma comparação do que existe registrado com o que foi encontrado, gerando um relatório de crítica.
· Instrução Normativa SRF nº 86
Gera arquivo de bens ativo, tabela do plano de contas, arquivo LEIAME.TXT, imprime arquivo “DUMP” e relatório de acompanhamento.
· CIAP
Faz o controle do CIAP de acordo com a legislação vigente.
· Valor de Aquisição Informado quando há ICMS para fins de CIAP
Para que o valor informado no sistema não fique conflitante com o documento fiscal, é informado o valor constante na nota. Para fins de cálculo de depreciação, o sistema subtrairá do valor de aquisição, o valor do ICMS, fazendo, assim, o cálculo pelo líquido, conforme exige a legislação.
· Baixa Parcial
Permite que sejam efetuadas baixas parciais em quantidade ou percentual.
· PIS / COFINS
Facilita o controle contábil dos créditos do PIS / COFINS sobre o Ativo Imobilizado, conforme determina a legislação.